Privacyverklaring

01Verwerkingsverantwoordelijke

Orbecta is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

02Welke gegevens verwerken wij?

Orbecta verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:

2.1 Accountgegevens

• Voor- en achternaam
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie binnen het bedrijf
• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Bij een teamaccount: het account waartoe u behoort en uw rol (beheerder of gebruiker)

2.2 Bedrijfsgegevens

• Bedrijfsnaam
• KvK-nummer
• BTW-nummer
• Bedrijfsadres
• PO/referentienummer (indien opgegeven)

2.3 Betalingsgegevens

• Bij online betalingen: verwerkt door onze betaalprovider (wij ontvangen alleen bevestiging)
• Bij factuurbetaling: bankrekeningnummer ter administratie
• Factuurnummers en betaaldata

2.4 Gebruiksgegevens

• IP-adres en browserinformatie
• Datum en tijdstip van bezoek aan het Platform
• Welke pagina's en features u gebruikt
• Inhoud die u invoert of uploadt: claims, contracten, Warroom-sessies, bijlagen en vragen aan de AI-chat
• Websitestatistiek via Google Analytics (IP-adressen van bezoekers uit de EU worden niet opgeslagen) — zie sectie 10

2.5 Communicatiegegevens

• E-mailcorrespondentie tussen u en Orbecta
• Inhoud van support-vragen of feedback

03Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering overeenkomst: Het leveren van Pro- en Business-toegang, beheer van uw account en facturatie;
• Wettelijke verplichtingen: Boekhouding, fiscale verplichtingen, AVG-verzoeken;
• Klantcommunicatie: Beantwoorden van vragen, versturen van bevestigingen en facturen;
• Verbetering platform: Geanonimiseerde gebruiksdata helpt ons het Platform te verbeteren;
• Security: Detectie van frauduleus gebruik of misbruik.

04Rechtsgrondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b) voor het leveren van het abonnement;
• Wettelijke verplichting (AVG art. 6 lid 1 sub c) voor facturatie en boekhouding (7 jaar bewaarplicht);
• Gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f) voor security en platformverbetering;
• Toestemming (AVG art. 6 lid 1 sub a) waar uitdrukkelijk gevraagd, bijvoorbeeld voor optionele communicatie.

05Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt nodig is:

06Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend met:

6.1 Subverwerkers

Orbecta maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers voor het leveren van het Platform:

• Supabase — database, inloggen en bestandsopslag (EU, Frankfurt);
• Anthropic — AI-analyse van de gegevens die u voor een analyse aanbiedt, zoals claims, contracten en Warroom-sessies (VS, op basis van standaardcontractbepalingen). Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert ze binnen 30 dagen;
• Resend — verzending van e-mails (EU, Ierland);
• Stripe — verwerking van online betalingen (binnen en buiten de EU);
• Google Analytics — websitestatistiek (binnen en buiten de EU);
• FastComet — website- en e-mailhosting (Verenigd Koninkrijk).

De actuele lijst met de rol en locatie van elke subverwerker staat in ons Trust Center.

6.2 Wettelijke verplichtingen

Wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op verzoek van Belastingdienst, politie of justitie).

07Doorgifte buiten de EU

Een deel van onze subverwerkers is (deels) gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte vindt plaats op basis van:

• Standard Contractual Clauses (SCCs) van de Europese Commissie;
• Adequaatheidsbesluiten waar van toepassing;
• EU-US Data Privacy Framework certificering waar van toepassing.

08Uw rechten (AVG)

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — opvragen welke gegevens wij van u hebben;
• Recht op rectificatie — corrigeren van onjuiste gegevens;
• Recht op verwijdering — verwijderen van uw gegevens (binnen wettelijke grenzen);
• Recht op beperking — beperken van verwerking;
• Recht op dataportabiliteit — gegevens overdragen naar andere dienst;
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking;
• Recht toestemming intrekken — eerder gegeven toestemming intrekken.

Verzoeken kunt u indienen via [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen.

09Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hanteren passende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) op het hele Platform en versleutelde opslag (AES-256);
• Wachtwoorden worden veilig versleuteld opgeslagen volgens industriestandaarden;
• Toegang tot data alleen voor de eigen gebruiker, afgedwongen in de database; binnen een teamaccount bepaalt de beheerder wat collega's zien;
• Tweestapsverificatie, verplicht voor beheerders en beschikbaar voor elke gebruiker;
• Een auditlog van elke AI-analyse, en audit-logs voor gevoelige acties;
• Reguliere security-updates van software en infrastructuur.

Alle maatregelen staan in ons Trust Center.

10Cookies en analytics

Het Platform gebruikt de volgende cookies en vergelijkbare technieken:

• Strikt noodzakelijke cookies — voor inlog, sessiebeheer en beveiliging. Deze zijn nodig om het Platform te laten werken en worden zonder toestemming geplaatst.
• Google Analytics — voor websitestatistiek, zoals het aantal bezoekers en de bezochte pagina's. Google slaat IP-adressen van bezoekers uit de EU niet op.

Wij gebruiken geen advertentie-, social media- of profileringscookies. Zie ook onze cookieverklaring.

11Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u dit eerst aan ons melden via [email protected].

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12Verwerkersovereenkomst (DPA)

Voor de persoonsgegevens die u als zakelijke klant in het Platform verwerkt, is Orbecta uw verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van onze algemene voorwaarden en geldt vanaf het aanmaken van een account. Een ondertekende versie kunt u aanvragen via info@orbecta.com.

13Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Substantiële wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding gecommuniceerd aan actieve klanten per e-mail. De meest recente versie staat altijd op orbecta.com/privacy.html.

14Contact

Vragen over deze privacyverklaring of uw gegevens?