1. Verwerkingsverantwoordelijke

Orbecta (handelsnaam van Dynasticon B.V.) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Naam

Dynasticon B.V. (handelsnaam: Orbecta)

Adres

Waldorpstraat 584, 2521 CK Den Haag, Nederland

KvK-nummer

72579943

E-mail

info@orbecta.com

2. Welke gegevens verwerken wij?

Orbecta verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:

2.1 Accountgegevens

• Voor- en achternaam
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie binnen het bedrijf
• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

2.2 Bedrijfsgegevens

• Bedrijfsnaam
• KvK-nummer
• BTW-nummer
• Bedrijfsadres
• PO/referentienummer (indien opgegeven)

2.3 Betalingsgegevens

• Bij online betalingen: verwerkt door onze betaalprovider (wij ontvangen alleen bevestiging)
• Bij factuurbetaling: bankrekeningnummer ter administratie
• Factuurnummers en betaaldata

2.4 Gebruiksgegevens

• IP-adres en browserinformatie
• Datum en tijdstip van bezoek aan het Platform
• Welke pagina's en features u gebruikt
• Claims, vragen of analyses die u indient

2.5 Communicatiegegevens

• E-mailcorrespondentie tussen u en Orbecta
• Inhoud van support-vragen of feedback

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering overeenkomst: Het leveren van Pro- en Business-toegang, beheer van uw account en facturatie;
• Wettelijke verplichtingen: Boekhouding, fiscale verplichtingen, AVG-verzoeken;
• Klantcommunicatie: Beantwoorden van vragen, versturen van bevestigingen en facturen;
• Verbetering platform: Geanonimiseerde gebruiksdata helpt ons het Platform te verbeteren;
• Security: Detectie van frauduleus gebruik of misbruik.

4. Rechtsgrondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b) voor het leveren van het abonnement;
• Wettelijke verplichting (AVG art. 6 lid 1 sub c) voor facturatie en boekhouding (7 jaar bewaarplicht);
• Gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f) voor security en platformverbetering;
• Toestemming (AVG art. 6 lid 1 sub a) waar uitdrukkelijk gevraagd, bijvoorbeeld voor optionele communicatie.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt nodig is:

• Accountgegevens: Tot 2 jaar na beëindiging van het abonnement;
• Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht);
• Communicatie en support: 3 jaar na laatste contact;
• Gebruiksdata (gelogd): 12 maanden;
• E-mail logs (audit trail): 24 maanden.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend met:

6.1 Subverwerkers

Orbecta maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers voor het leveren van het Platform. Hieronder vindt u de categorieën met de locatie van verwerking:

• Hosting van database, authenticatie en bestanden (binnen EU);
• Verzending van transactionele e-mails (binnen EU);
• Verwerking van online betalingen (binnen en buiten EU);
• AI-analyse van geanonimiseerde marktdata (buiten EU, conform Standard Contractual Clauses);
• Privacy-vriendelijke website-statistieken zonder cookies (binnen EU);
• Website- en e-mailhosting.

Een actuele lijst van subverwerkers met namen en exacte locaties wordt op verzoek verstrekt als bijlage bij onze Data Processing Agreement (DPA). Stuur hiervoor een e-mail naar info@orbecta.com.

6.2 Wettelijke verplichtingen

Wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op verzoek van Belastingdienst, politie of justitie).

7. Doorgifte buiten de EU

Een deel van onze subverwerkers is (deels) gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte vindt plaats op basis van:

• Standard Contractual Clauses (SCCs) van de Europese Commissie;
• Adequaatheidsbesluiten waar van toepassing;
• EU-US Data Privacy Framework certificering waar van toepassing.

8. Uw rechten (AVG)

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — opvragen welke gegevens wij van u hebben;
• Recht op rectificatie — corrigeren van onjuiste gegevens;
• Recht op verwijdering — verwijderen van uw gegevens (binnen wettelijke grenzen);
• Recht op beperking — beperken van verwerking;
• Recht op dataportabiliteit — gegevens overdragen naar andere dienst;
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking;
• Recht toestemming intrekken — eerder gegeven toestemming intrekken.

Verzoeken kunt u indienen via info@orbecta.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hanteren passende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) op het hele Platform;
• Wachtwoorden worden veilig versleuteld opgeslagen volgens industriestandaarden;
• Toegang tot data alleen op basis van noodzaak via strikte autorisatie-regels;
• Reguliere security-updates van software en infrastructuur;
• Audit-logs voor gevoelige acties.

10. Cookies en analytics

Het Platform gebruikt strikt noodzakelijke cookies voor inlog en sessiebeheer. Voor website-statistieken gebruiken wij een privacy-vriendelijke analytics-oplossing die geen cookies plaatst, geen persoonsgegevens verzamelt en IP-adressen direct anonimiseert. Hierdoor is geen toestemming vereist onder de AVG en e-Privacy richtlijn. Zie onze Cookieverklaring voor details.

11. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u dit eerst aan ons melden via info@orbecta.com.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Data Processing Agreement (DPA)

Voor enterprise klanten of klanten met specifieke compliance-eisen is op verzoek een Data Processing Agreement (Verwerkersovereenkomst) beschikbaar. Stuur een e-mail naar info@orbecta.com om deze aan te vragen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Substantiële wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding gecommuniceerd aan actieve klanten per e-mail. De meest recente versie staat altijd op orbecta.com/privacy.html.

14. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of uw gegevens:

Orbecta (Dynasticon B.V.)
Waldorpstraat 584
2521 CK Den Haag
Nederland

E-mail: info@orbecta.com
KvK: 72579943